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引っ越し準備にはフィルター機能を使え!?入力規制・条件付き書式・表示形式も活用したToDoリスト作成法【Excel女子】

2017/10/2

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こんにちは! 最近、「もう少し会社に近い街に引っ越そうかな?」と考えつつも、仕事が忙しくて重い腰が上がらないヴィーナス・ブラストのミナコです。引っ越し自体はとってもワクワクするイベントですが、とにかく準備が大変ということで、二の足を踏んでしまうんですよね……。そこで今回は、そんな“引っ越し不精”な私でもきっちり準備ができる、Excelを使った「やることリスト」の作成方法をお教えします!

 

STEP1.「やること」リストの作成をしよう!

まずは引っ越しに関わる「やることリスト」を作っていきます。実際に必要な行動以外に、今回は「期限」と「優先順位」の列を設けます。できたリストがこちら!

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さて、上記のリストですがちょっとわかりにくい部分があります。期限に曜日が付いていません。このまま使うこともできますが、見やすさを重視してC列に曜日を追加してみましょう。

  1. まずはC2に「=B2」と入力。左隣にある日付の数値をそのまま表示させます。
  2. C2の関数をその下の列にもコピーします。

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  3. いよいよ曜日の表示です。まずはC列全体を範囲指定し、「セルの書式設定」画面を表示。その後、「表示形式」のタブ内にあるユーザー定義を選択肢、「種類」の入力欄に「aaa」と入れましょう。

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  4. 無事に曜日が表示できました!

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日付にかかわる表示形式

前項のように、Excelでは日付から曜日の抽出が可能です。ちなみに、日付の入力形式には主に以下のようなものがあります。

種類 入力値 表示例
y
  • yyyy = 2017(年)
  • yy = 17(年)
m
  • mm = 09(月)
  • m = 9(月)
d
  • dd = 02(日)
  • d = 2(日)
元号 g
  • g = H
  • gg = 平
  • ggg = 平成
和暦 e
  • e = (平成)29(年)
曜日 a
  • aaa = 月(曜日)
  • aaaa = 月曜日

 

STEP2.チェックマークを入力しやすくしよう!

今回作ったリストには、チェック用のリストを一番左の列に用意しました。ここに「✓」などのマークをつけていくわけですが、毎回入力するのは少し手間ですよね? そこで、入力規制という機能を使い、ドロップダウンで簡単入力ができるようにしてみましょう。

  1. まずはチェックマークが入る部分を範囲選択し、Excelメニューの「データ」内にある「データの入力規制」を選びます。
  2. 表示されたウィンドウの中にある「入力の種類」から「リスト」を選択します。
  3. 「元の値」という入力欄に「✓」と入力

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  4. セルを選択すると右側に▼マークが現れ、これをクリックすると先ほどの「✓」がクリックだけで入力できるようになりました!

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入力規制は意外に便利!

上記でご紹介した入力規制の機能は、活用次第で実はかなり便利です。たとえば、支店ごとの担当者を決め、一覧を作るような作業があった場合、いちいち支店名をコピペするのは面倒。さらに、コロコロと担当が代わるようであれば、リストから選べるようにするのが便利です。

  1. たとえば以下のような表を作った時。

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  2. データの入力規制の中の「元の値」で支店一覧を指定。

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  3. データの入力がマウスでサクサクできるようになりました!

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STEP3.オートフィルター機能で「やること」の順番をはっきりさせよう!

引っ越し準備はやることがいっぱい。「どれから手をつけるのがいいんだろう?」と困ってしまうことも多いですよね? 「やることリスト」はこの問題も解決してくれます。以下では、オートフィルター機能を使って「やること」を並び替える方法について見てみましょう。

  1. 「やること」にも優先順位というものがあります。今回は、以下のような基準で順位を付けてみました。

    ◎ → できるだけ早く片付けておくもの
    ○ → 期限内に必ず終わらせておくもの
    △ → 期限を多少過ぎても問題ないもの

  2. 優先順位付けが終わったら、いよいよ並び替えです。まずは表全体にフィルターをかけ、次に優先順位の列を「降順」で並び変えます。

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  3. 表が優先順位の順に項目が並びました。

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  4. 続いて、今度は期限順に並び替えを行ってみましょう。「期限」の列を「昇順」にして並び替えます。

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  5. 期限順に項目が並び替えられました。同じ日の「やること」については、優先順位が保たれたままになっています。

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フィルターの使いこなしはExcel女子の第一歩!

オートフィルター機能が使いこなせるようになると、データの整理が一気に楽になります。たとえば今回の「やることリスト」の場合、✓を入れた項目はすでに完了済みなので、表示されている必要はありません。

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そこでオートフィルターの出番です。A列は「空白セル」のみが表示されるようにフィルターをかけてみましょう。

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すると、「✓」が入力された行がすべて非表示になります。残った「やること」が何なのか一目瞭然となるので、とっても便利ですね。

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STEP4.今日までの「やること」を確認しよう!

次に、最後の仕上げとして「やることリスト」にちょっとした機能を付け加えてみましょう。今回は、セルの色を期限切れのものは赤、期限日のものは緑で表示するように「条件付き書式」を設定してみたいと思います。

  1. まずは「期限」列にある日付を範囲選択。次に、リボンメニューから「条件付き書式」を選択し、その中から「セルの強調表示ルール」>「指定の値より小さい」を選択します。

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  2. 表示されたウィンドウの入力欄に「=today()」を入力。これは「今日」を表す関数ですね。今回は、「書式」の欄はそのままでOKです。すると、今日(9月18日)より前の日付が赤く表示されました。

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  3. 次に、「今日までにやること」を緑色にしてみます。先ほどとは異なり、今度は「セルの強調表示ルール」>「指定の値に等しい」を選び、現れたウィンドウの入力欄に「=today()」、書式は「濃い緑の文字、緑の背景」に設定します。

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  4. 今日の日付によって色分けが自動でされる表が完成しました!

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「やることリスト」は「ToDoリスト」! 業務にももちろん生かせます

いかがでしたか? お気づきの方もいらっしゃると思いますが、今回作った「やることリスト」は、そのままお仕事にも使えるもの。上司から渡されたタスクの整理や、毎日のルーティンワークの一覧を作るのにも適していますよね? 世の中には「ToDoリスト」を管理するツールというのもたくさんありますが、自由度の高いツールを使いたいなら自作もおすすめです。ぜひ今回学んだ方法を使って、あなただけの「やることリスト」を作ってみてください!

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