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夏休みの旅行計画にも使える!日程調整に使いたいExcelの関数&テンプレート機能【Excel女子】

2017/7/27

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こんにちは!ヴィーナス・ブラスト(Venus Blast)広報のミナコです。

2017年のお盆は8月13日(日)〜8月16日(水)まで。さらに、8月11日(金)が山の日で祝日のため、連休が取れやすいみたいですよ! この機会に、「ちょっと夏休み旅行にでも行こうかな?」なんて方も多いのでは?

そこで今回は、旅行計画を立てる際に重要な日程調整を、Excelでやってしまおう! という記事をお届けします。あわせて、旅程表づくりに便利なExcelの機能もオマケ程度にお伝えしますね。

 

日程調整はCOUNTIFでサクッと解決!

旅行の日程調整は、3人程度までならLINEグループを作ってサクッと終わらせられますが、それ以上の人数になるとやや面倒……。全員の希望を把握するのは、頭の中だけだとちょっと大変です。

そこで便利なのが、Excel関数でも使用頻度の高いCOUNTIF。難易度はそこまで高くないので、使い方さえ覚えればかなり手軽で、かつ役立つ関数です。今回は、これを日程調整に利用してみましょう。

  1. まずは日付と参加予定者を列と行に入力します

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  2. 次に、参加予定者の希望を以下のような記号で入力していきます

    第一希望:○
    第二希望:△
    参加不可:×

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  3. J・K・L列それぞれに、○△×を記入します。

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  4. いよいよCOUNTIFの登場です。 J・K・L列の2〜7行目までに、関数を入力します。
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    ここでCOUNTIFのおさらい! 入力した関数は以下です。

    =COUNTIF($C2:$I2,J$1)

    COUNTIFは、範囲の中にある、条件と一致する値を数えてくれる関数です。今回の場合は、C2からI2の中にある“○”(J$1)が、何個あるのかをカウントしています。同様に、“△”と“×”についてもカウントがされているのが上の画像です。

  5. みんなの都合の良い日は……
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    3日と14日は参加不可の人もいなく、第二希望(△)になっている人も1名ずつだったので、都合が良さそうです。このように、COUNTIFを利用すれば、わざわざ自分で個数を数えなくても、あっという間にカウントができてしまうんですね!

 

希望の旅行先もCOUNTIFなら即集計可能!

同じ手順を踏めば、希望の旅行先に関するアンケートだって集計できちゃいます。ムダにクオリティーを上げるために、グラフを挿入しちゃうのも盛り上がるかも?

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共同編集ならOffice Onlineで!

参加者にいちいちスケジュールを聞いて回ったり、Lineで予定を聞いたりするのはちょっと面倒……そんな時に活用したいのがOffice Onlineです。Microsoftアカウントを全員が持っていなくてはならないのが難点ですが、これを活用すればひとつのExcelファイルを複数人で共同編集できてしまいます!

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こんな感じでブラウザを使いながらExcelの操作ができてしまいます。バラバラのデータをまとめたり、順番に記入していってもらったりといった手間が減って便利ですね!

ワンポイントコラム! 会社の飲み会でも応用可能! 幹事を任されても安心!?

上記でご紹介した方法は、実は飲み会の日程調整にも応用可能です。「突然幹事を任されてしまった!」なんて時も、慌てずにできるだけ多くの人が参加できる日程を探してみましょう。

ちなみに、Excel女子とは関係なくなってしまいますが、先輩として“幹事の心構え”を箇条書きでご紹介!

  • 幹事任命されたらできるだけ早く行動!
  • なかなか日程を出してくれない人には直接ヒアリング!
  • キャンセルの締め切りは絶対に設けておいたほうがいい!
  • 飲み会の前日にはリマインドメールで周知!

Excelを使ったスマートな日程調整と、上記のポイントを抑えておけば「こいつデキるな……」と、“しっかり者”と評判になるかも?!

 

旅程表の作成ならテンプレートもおすすめ

COUNTIFで日程や旅行先が決まったら、次に作りたくなるのが旅程表。旅のしおりのようなものですね。いちからExcelやPowerPointで作成してもいいのですが、ちょっと時間が足りない——そんな時には、Excelのテンプレート機能を使ってしまうのが便利です!

  1. テンプレートの利用準備

    まずはExcelのメニューから「ファイル」→「新規」を選択。その後、「オンラインテンプレートの検索」の欄に「旅行」と記入して検索。

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  2. テンプレートから作成

    好きなテンプレートを選択。今回は「旅行計画シート」をクリック。

  3. テンプレートへの書き込み
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    あとは実際の旅行の工程に合わせて記入。このテンプレートの場合、移動手段や宿泊先、行程、予算などがシートで分かれていて便利!

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    このように、Excelのテンプレートを使えば、旅程表を作成する手間がぐんと省けます。

 

実際の業務でも応用可能!

Excelのテンプレートにはビジネスでも即使えるものが盛りだくさん! オンライン上にもかなりの数が用意されているので、用途に合わせてぜひ活用してみてください。

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こんなふうに、Excelはプライベートでも業務でも、使い方さえマスターしておけばいろいろな場面で便利に活用できます。仕事で覚えた技をプライベートで使い、プライベートで試したことを職場で実践して、といった感じで繰り返していけば、今よりもステップアップできるかも? ぜひ今回ご紹介したCOUNTIFやテンプレート機能を使いこなして、デキるExcel女子を目指してください!

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