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時間もミスも半減! 住所録管理にも使える入力制限やフリガナ機能をご紹介♡【Excel女子】

2016/12/16

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こんにちは、ヴィーナス・ブラスト(Venus Blast)の広報ミナコです! 2016年も早いものであと少しを残すばかり。ビジネスパーソンの皆さんは仕事納めに向けて忙しい毎日を過ごされているかと思いますが、お取引先への年賀状はもう準備されましたか?

個人で年賀状を送ることは少なくなりましたが、企業からお客さまに年賀状を送る習慣はまだまだありますよね。宛先リストをExcelで管理をしている会社も多いと思います。そこで今回は、不定期で「知っていたら超便利!!」なExcelの使い方をご紹介する【Excel女子】の第四弾、住所や連絡先の管理にも使えるExcel小技をご紹介します!

郵便番号の全角・半角、桁数ミスを防ぐことができる! セルの書式設定と文字数制限の手順

住所や連絡先などのリストを複数人で更新すると、入力の仕方がまちまちで、結局誰かがあとから入力しなおして、その人ひとりに負担が掛かってしまった・・ 心当たりありませんか?

例えば、郵便番号。全角・半角、ハイフンを入れたり入れなかったりと、人によって入力に差が出てしまうのを防ぎたいですよね? そんなときは、郵便番号7桁を固定し、ハイフンを入れなくてもいいように、書式設定をしちゃいましょう!

  1. 郵便番号を入力したいセルの範囲を選択します
    1
  2. データ>「データの入力規則」>「データの入力規則」を選択します
    2
  3. 入力値の種類から「文字列(長さ指定)」を選択します
  4. データから「次の値に等しい」を選択します
  5. 長さに「7」と入力します
    5
  6. 次に、エラーメッセージのタブを選択します
  7. 間違った入力をされたときに、表示したいメッセージを入力します
  8. <OK>をクリックします
    8
  9. 次に、「000-0000」の書式になるような設定をします。同じく郵便番号のセルを選択します
  10. 右クリック>「セルの書式設定」を選択します
    10
  11. その他>「郵便番号」を選択します
    11

これで完成! 全角で入力しても「012-3456」という表示に統一することができます。

フリガナを入力するために、2度も名前を打ち込む必要なし! 自動でフリガナを入力してくれるPHONETIC関数

名前を書いたあとにフリガナも書くのって、メンドいですよね? Excelには、自動入力の関数があるのです。

  1. フリガナを入力したいセルを選択します
    13
  2. 関数の検索に「ふりがな」と入力し、<検索開始>をクリックします
    14
  3. 「PHONETIC」を選択して、<OK>をクリックします
    15
  4. フリガナのもとになる文字を入力するセルを選択します
    (ここでは「社名」のフリガナを自動で入力されるようにしたいので、「社名」入力欄を選択します)
    16
  5. これで完成! もちろん、氏名にも使えます
    18

これなら社名や氏名を五十音順に管理するのも楽ちんになりますね♡

電話番号はフォーマットがバラバラ… せめて半角数字で入力してほしい! 半角数字の入力制限方法

さて、問題は電話番号です。携帯電話と固定電話では桁数も異なりますし、01-2345-5678という区切りもあれば、012-345-6789や0123-45-6789という書き方も。

ではせめて、半角数字で入力できるようにしちゃいましょう!

  1. データ>「データの入力規則」>「データの入力規則」を選択
  2. 日本語入力タブを選択
  3. 日本語入力のプルダウンから「半角英数字」を選択
    17

これで、直前まで全角の文字入力をしていても、キーボードを半角英数字が入力できる状態に変更してくれます!
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いかがでしたか? まだ年賀状の準備ができていないそこのあなた! 「最後の最後でバタバタ」なんてことにならないように、ぜひ活用してみてください♡

それではまた次回をお楽しみに!

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